| Link breve: https://vai.ug/wiki/integrazione |
¶ INTEGRARE NUOVE PERSONE
Uno degli aspetti più delicati per un gruppo è l'integrazione di nuove persone.
Spesso infatti, dopo tanti sforzi nell'organizzare eventi di reclutamento, ci ritroviamo ad essere sempre le stesse persone. Facciamo fatica a coinvolgere chi si è avvicinato, a farlo/a sentire parte del gruppo, farla contribuire e rimanere.
Questo documento vuole fornire qualche piccolo consiglio e spunti per migliorare la nostra capacità di integrare persone nuove e farle sentire veramente parte del gruppo.
Individuate nel vostro gruppo una o più persone che per volontà e carattere, vogliono dedicarsi all'integrazione di nuove persone.
¶ Quali bisogni considerare?
E' importante considerare quali bisogni potrebbe avere la persona da integrare, ma anche quali sono i bisogni del gruppo ed eventualmente dei singoli membri.
¶ Bisogni della persona da integrare:
La persona nuova potrebbe avere diversi bisogni: bisogno di efficacia (vuole cambiare il mondo e vuole trovare un gruppo disposto a farlo e in cui lei può farlo), di sentirsi utile (vuole contribuire, essere parte del cambiamento e sapere che ciò che fa è importante), di accettazione (vuole sentirsi capita, non giudicata), di appartenenza (vuole sentirsi parte del gruppo, essere della comunità), di relazione (vuole trovare nuove amicizie, trovare forme diverse con cui relazionarsi nel mondo), eccetera.
Per provare a indagare i bisogni della persona, può essere utile leggere questo documento e usare questa “mappa dell'empatia”.
¶ Bisogni del gruppo e dei suoi membri:
E' bene non dimenticare che anche il gruppo ha i suoi bisogni, che non devono essere trascurati. Ad es. un gruppo potrebbe avere come bisogni da rispettare: bisogno di efficacia (riuscire a raggiungere gli obiettivi prefissati, riuscire a realizzare qualcosa di concreto), bisogno di allineamento (avere persone allineate con il DNA dell'organizzazione e comunque in linea con il gruppo), bisogno di stabilità e di costanza (sapere che l'altra persona garantirà presenza e continuità), eccetera.
Per provare a indagare i bisogni del gruppo potrebbe essere utile leggere questo documento (Condizioni per un gruppo efficace).
Per questo il gruppo potrebbe decidere di investire più energie nell'integrazione di una persona e al contrario investirne di minori (o non investirne affatto) in persone che non crede possano contribuire all'efficacia e al benessere del gruppo.
¶ I diversi aspetti da considerare nell'integrare una persona
E' importante ricordare che integrare una persona non significa semplicemente aggiungerla alle chat del gruppo e chiederle di partecipare alle riunioni, assegnandole man mano dei compiti e facendola partecipare alle decisioni.
Ci sono diversi aspetti da considerare, che un po' semplificando possiamo raggruppare in queste 3 categorie, che cercano di coniugare nel concreto i 3 bisogni universali:
Dovremmo perciò considerare questi aspetti e soprattutto tradurli in azioni concrete,
Non tutto è da fare subito: la gradualità dei passi che facciamo e delle informazioni che condividiamo è fondamentale, sia per non confondere la persona sia per capire se vogliamo davvero fidarci e investire su di lei. Sappiamo che soprattutto alcune informazioni, sono riservate solo a chi è pienamente dentro.
Allo stesso tempo è importante considerare tutti questi aspetti in ogni fase dell'integrazione.
¶ Appartenere al gruppo
La persona nuova sente di appartenere (ovviamente con delle sfumature crescenti) al gruppo quando:
- E' a conoscenza di informazioni, comunicazioni che il gruppo (e l'organizzazione in generale) condivide
→ Spesso questo si traduce nell'essere inserita nelle chat e nelle piattaforme che il gruppo utilizza. - Sviluppa relazioni all'interno del gruppo
→ viene accolta agli incontri con gentilezza e calore, i membri del gruppo sono disponibili nei suoi confronti. Si sente la benvenuta e non giudicata. Sa di poter chiedere aiuto e di riceverlo.
→ partecipa a momenti informali, conviviali e di scambiare conversazioni con il gruppo, durante gli incontri ma non solo (ad es. tramite incontri fuori dallo spazio del gruppo, messaggi ecc.).
→ ha la possibilità di sviluppare amicizie e relazioni più strette con alcune persone
→ partecipa a momenti che sono un forte collante (soprattutto azioni, ma anche raduni, momenti di condivisione emotiva e di gioco ecc.) dove alle emozioni forti si unisce lo stare insieme per diverse ore, collaborare per raggiungere un obiettivo comune e aiutarsi. Questi momenti sono di enorme aiuto per chi non ha relazioni preesistenti nel gruppo o fa più fatica a legare. - Conosce abitudini e norme del gruppo, organizzazione del gruppo
→ Le vengono resi espliciti accordi, abitudini, norme del gruppo in modo tale da non lasciare nulla per scontato e permetterle di capire come adeguarsi, senza sentirsi a disagio, ignorante o sbagliata perché non afferra il linguaggio e la cultura del gruppo
→ Il gruppo limita al massimo il “linguaggio interno” (termini noti solo a chi è dentro da tanto, acronimi, riferimenti a cose o persone che risultano incomprensibili a chi non sia super dentro eccetera). - Partecipa alle discussioni e alle decisioni del gruppo: sa che la sua voce viene ascoltata e che può contribuire a realizzare qualcosa per l'obiettivo comune.
¶ Avere informazioni, conoscenza e comprensione del gruppo e dell'organizzazione
La persona nuova sente di avere informazioni, conoscenze e comprensioni del gruppo e dell'organizzazione quando:
- Conosce le informazioni di base sul gruppo (Qual è il nostro obiettivo? Che cosa stiamo facendo in questo periodo? Come siamo organizzati?), attraverso uno o più incontri (di gruppo o 1-1) più o meno formali (poco importa).
- Sa dove trovare le minute e i documenti che il gruppo utilizza più spesso, dove sono contenute le informazioni principali.
- Conosce le informazioni di base sull'organizzazione (essenzialmente il DNA). Anche in questo caso questo può avvenire tramite incontri più o meno formali.
- Conosce la struttura del gruppo e dell'organizzazione, come sono organizzati.
→ sa muoversi all'interno del gruppo, capire a chi rivolgersi per cosa - Sa dove reperire ulteriori informazioni e ha la possibilità di farlo:
→ le viene spiegato e mostrato come trovare le informazioni che le interessano;
→ ha accesso ai contenuti di approfondimento e sa utilizzare le piattaforme necessarie - Le informazioni e le conoscenze fornite sono alla sua portata: non sono troppo complicate o oscure per una persona non totalmente immersa nel gruppo e sono fornite in un linguaggio comprensibile.
¶ Essere efficace, contribuire nel concreto
La persona nuova sente di essere efficace, di contribuire nel concreto quando
- Si assume la responsabilità delle decisioni: partecipa alle riunioni del gruppo, prende decisioni insieme al gruppo e in autonomia (per quanto riguarda il proprio ruolo).
- Si assume responsabilità e porta avanti qualcosa che è utile per l'efficacia e il benessere del gruppo.
A tal proposito consigliamo di leggere questo documento (Come far sentire efficaci).
Ecco alcuni buoni consigli nell'assegnare responsabilità:
→ Spiega il perché (motivazione e fine) e mantienilo chiaro nel corso del tempo: qual è l'obiettivo da raggiungere? Perché abbiamo bisogno di te?
→ Gradualità: assegna responsabilità crescenti. Puoi trovare un esempio qui.
Il livello di difficoltà deve essere tale da permettere alla persona di uscire dalla zona di comfort e crescere, ma non troppo difficile da demotivarla e farla entrare in situazione di ansia.
→ Responsabilità “a progetto” oppure “a passaggi”: soprattutto per alcune persone può essere utile in un primo momento impegnarsi non a lungo termine e con costanza ma per qualcosa di specifico che ha una durata definita. Es. “aiutami a organizzare la prossima azione” è ben diverso da chiedere “entra nel gruppo Azioni”. Anche le responsabilità costanti quindi possono essere spezzate in progetti. Questo aiuta la persona a sapere se sarà disponibile e inoltre la aiuta a vedere concretamente quello che può realizzare. Aiuta anche te ad assegnare responsabilità senza timore di dover “togliere il ruolo alla persona”, cosa che è sempre difficile, ma semplicemente non rinnovando la richiesta di aiutare per il progetto successivo (o cambiando compito).
→ Responsabilità giusta per la persona (ma non troppo): non tutti siamo capaci a fare bene tutto. E' importante considerare le reali capacità della persona nello svolgere un compito. Allo stesso tempo è importante anche non “disegnare la responsabilità sulla persona” ma chiedere di fare cosa è necessario. Questo aiuta da un lato a creare una cultura di servizio, in cui non facciamo solo quello che ci piace ma siamo a disposizione dell'efficacia e del benessere comune, dall'altra aiuta molte persone che preferiscono avere una richiesta chiara anziché scegliere tra infinite responsabilità che vengono loro proposte.
→ Affianca la persona ad altre persone o a un gruppo: non farla sentire sola.
Questo può essere un altro modo di concretizzare la gradualità: “La prima volta mi guardi svolgere il compito. La seconda volta lo fai tu mentre io sono con te e ti assisto. La terza volta lo fai da sola e mi chiami solo se hai bisogno”.
→ Fornisci formazione adeguata, che le fornisca conoscenze e capacità sufficienti ad assumere la responsabilità.
→ Programma fin dal principio degli incontri di valutazione /autovalutazione e scambio, in cui potete confrontarvi su come va e in cui puoi accompagnarla meglio nelle sue difficoltà tramite tutoraggio. Non devono essere troppo frequenti, ma l'importante è che siano regolari.
Puoi trovare maggiori dettagli per organizzare un incontro per assegnare le responsabilità qui: Come integrare una persona: l'incontro 1-1.
Per maggiori approfondimenti ti consigliamo di leggere questo documento (Caratteristiche per un buon ruolo)
¶ Approfondimenti:
- L'incontro 1-1
- I 3 bisogni universali
- Le sfumature della motivazione
- La mappa dell'empatia come strumento per aumentare la qualità della motivazione di chi integriamo
- Come far sentire efficaci
- Caratteristiche per un buon ruolo