| Link breve: https://vai.ug/wiki/integrazione-incontro1-1 |
¶ Come integrare una persona: l'incontro 1-1
Questo documento fornisce alcune indicazioni e un modello da seguire durante un incontro di integrazione di una persona nuova.
Un modo efficace di integrare una persona, quando il flusso di nuovi arrivi non è troppo elevato, è l’incontro 1-1 (ovvero tra la persona nuova e una persona dell'organizzazione).
¶ Perché l'incontro 1-1?
- permette di conoscere i valori condivisi e lo scopo comune per cui agiamo, in modo da trovare le persone con cui vogliamo condividere la leadership. E' importantissimo verificare l'adesione al DNA di Ultima Generazione: Fin dal primo incontro, anche informale, valuta se la persona aderisce ai tre principi fondanti del DNA di Ultima Generazione: nonviolenza, azioni pubbliche e polarizzanti, e gerarchia funzionale. Per piccoli compiti, l’adesione può essere implicita; prima dell’ingresso nel gruppo organizzativo, invece, deve essere esplicita: la persona deve leggere il DNA e confermare di non avere resistenze profonde. Includere chi non condivide i principi rischia di generare conflitti o tentativi di snaturare il progetto collettivo.
- introdurre agli accordi di gruppo: Spiega fin da subito che ogni gruppo locale di Ultima Generazione si basa su accordi condivisi, fondamentali per lavorare in modo efficace, rispettoso e coordinato. Questi accordi regolano aspetti pratici (come puntualità, comunicazione interna, assunzione di responsabilità) ma anche relazionali (come l’ascolto attivo, il rispetto dei ruoli, la gestione dei conflitti). È importante che la persona comprenda che questi accordi non sono opzionali: rappresentano il patto di fiducia che permette al gruppo di funzionare bene. Può essere utile condividerli per iscritto, ripeterli all'inizio delle riunioni e chiedere se ci sono dubbi o difficoltà nel rispettarli, così da favorire una partecipazione consapevole e coerente.
- permette di conoscere meglio la persona che vuoi integrare, comprendere le sue motivazioni, le sue perplessità, le sue risorse e come potrebbe dare il meglio di sé nell’organizzazione. Ad esempio, se sto organizzando un incontro di merenda o aperitivo e incontro un bravo musicista, piuttosto che chiedergli di cucinare per l'incontro, potrò chiedere a lui di suonare al termine del discorso e della raccolta contatti delle persone così da farlo sentire valorizzato per le sue capacità oltre che creare un bel momento
- instaura una relazione e crea comunità: creare relazioni espande il gruppo e la nostra cerchia di supporto, raccoglie risorse da cui possiamo attingere e ci permette di espandere il numero di leader.
- aumenta e rafforza l'impegno: se le persone trovano significato e motivazione nell'unirsi a te, saranno anche più disponibili a metterci impegno e investire risorse e capacità, anche nei momenti difficili.
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Quando fare questo incontro 1:1?
Preferibilmente prima di integrare la persona in una riunione o in una attività. Ovvero, quando ricevo un contatto ricevuto online da un coordinatore nazionale, oppure una persona entra nel canale whatsapp locale, organizzo una video chiamata con questa persona al termine della quale, se la relazione è stata positiva, la invito a una attività pratica (ad esempio, un volantinaggio) e le assegno un piccolo compito.
E se la persona si presenta direttamente alla riunione senza avere fatto questo passaggio? E' importante non inserire persone nuove direttamente nella riunione locale perchè potrebbero sentirsi confuse oppure potrebbero creare confusione nel lavoro che è previsto per quella riunione. Allora è necessario che l'integratore o l'integratrice del gruppo locale la prendano da parte e facciano con lei una prima chiacchierata e poi la invitino all'attività o alla riunione successiva.
E' possibile che in alcuni periodi, a causa di un'elevata esposizione mediatica o altre motivazioni, ci siano troppi contatti in arrivo rispetto alle reali risorse del gruppo locale. Allora, sarà necessario creare eventi in cui più persone vengono introdotte assieme ad Ultima Generazione. Sarebbe ottimo rapportarsi in un numero massimo 1:3 e suddividersi in piccoli gruppi con un membro del gruppo locale e tre nuovi arrivati e seguire uno schema di conversazione simile a quello presentato qui sotto.
¶ Che cosa tenere a mente pensando alle relazioni?
- Ricerchiamo i valori condivisi: un modo semplice è la condivisione delle proprie storie personali, specialmente di quei momenti nella nostra vita in cui abbiamo compiuto delle scelte importanti e delle svolte;
- Identifichiamo i reciproci interessi e le reciproche risorse, in modo da creare una relazione da cui entrambi/e traiamo beneficio.
- Mettiamoci impegno: una relazione è tale quando entrambe le persone decidono di dedicarci del tempo, di investire nella relazione. Altrimenti, è stata solo una bella chiacchierata.
- Le relazioni richiedono cura per essere mantenute nel tempo. Se nutrite le relazioni sono una grande fonte di motivazione e di ispirazione, oltre che di apprendimento continuo.
¶ Com'è fatto l'incontro 1-1?
Puoi pensare all’incontro 1-1 come composto da 5 passaggi:
1- Attenzione: devi attirare l’attenzione dell’altra persona. Sii sincera/o sul motivo dell’incontro ma prima inizia con una conversazione più leggera per iniziare a conoscersi e rompere il ghiaccio.
Es. “Grazie di essere venuta, finalmente ci incontriamo di persona! come ti accennavo al telefono vorrei capire se vorresti aiutare a creare un gruppo locale di UG a [città]. Tu sei di qui? …"
2- Interesse: Racconta lo scopo, il motivo per cui vi state incontrando. Es. “Stiamo facendo partire questo gruppo locale e penso che tu potresti essere di grande aiuto” oppure “so che hai esperienze nell'informatica quindi mi piacerebbe capire se vuoi contribuire”;
3- Esplorazione: occupa gran parte dell'incontro. In questo punto esploriamo i valori, gli interessi, le risorse dell’altra persona e condividiamo i nostri valori, interessi e risorse. In questo modo capiamo come può esserci reciprocità e come i nostri rispettivi bisogni possono essere intercettati. (infatti l'incontro 1:1 NON è un colloquio).
In questa fase cerco di capire se l'altra persona è interessata e allineata al progetto e se è disposta a metterci impegno. Se lo è, le propongo un compito, una responsabilità, un modo per contribuire al progetto e verifico che corrisponda ai suoi interessi e alle sue risorse. Se non è così, rifletto insieme a lei su possibili alternative o capiamo come potrebbe ricevere supporto e aiuto nell'assumersi quella responsabilità (vedi punto 4).
Ad esempio posso scoprire che a questa persona piace molto parlare con le persone, organizzare cene con amici eccetera. In tal caso potrei proporle di aiutare il gruppo locale nascente ricercando nella sua rete persone interessate a unirsi e chiamando le persone che lasciano il contatto sul sito di UG.
Potrei invece scoprire che la persona è timida, non ama parlare con gli estranei, ma è una persona responsabile e ordinata: in questo caso potrei proporle di assumersi altre responsabilità, ad es. quello di procurare al gruppo tutti i materiali che gli servono (volantini, striscioni, altro per le azioni).
4- Scambio: iniziamo a darci supporto, condividendo informazioni, riflessioni, eccetera: questo infatti getta la base per scambi futuri proficui.
La persona potrebbe chiedere più informazioni rispetto al compito che le ho proposto, oppure potremmo capire insieme come io posso aiutarla, o altre persone le possono dare supporto. Ad es., la persona potrebbe accettare di assumersi il compito ma solo se affiancata da un'altra persona che lo fa con lei passo passo per i primi tempi, oppure potrebbe dirmi che è interessata, ma non prima di 1 mese perché deve prima ha un impegno personale.
5- Impegno: un 1-1 di successo spesso finisce con l’assunzione di un impegno, spesso quello di vedersi ancora e di proseguire con la relazione, oppure di iniziare ad assumere una parte del compito proposto e di rivedersi per capire come va.
Ad esempio, se la persona si è offerta di occuparsi dei materiali, potrei chiederle se è disponibile a stampare degli opuscoli informativi per il prossimo incontro di UG che si terrà (quindi restringo la richiesta: i volantini sono pochi e per il momento sono da stampare solo una tantum, per un prossimo incontro). Le dico ora la quantità necessaria e che le manderò per messaggio le istruzioni su come procedere, quindi concordiamo un giorno (magari 3-4 giorni prima dell'incontro di UG) per risentirci e verificare che sia riuscita nel compito oppure che abbia bisogno di aiuto.
Qualunque sia l'impegno assunto è fondamentale darsi un altro appuntamento da lì a 4-7 giorni circa: se la persona è interessata e allineata non lasciate cadere la relazione. Sia che debba ancora capire come contribuire, sia che abbia assunto un compito, è importante non lasciarla sola.
Ricorda:
- prendetevi il tempo necessario: chiedi alla persona di darti almeno 45 minuti , meglio 1 ora. Chiudi i 5 passaggi nel tempo stabilito, senza perderti e rischiare di non concludere con chiarezza.
- sii chiaro/a su cosa le hai proposto e su quando vi rivedrete: assicurati che sia chiaro anche all'altra persona senza presumere che abbia capito.
¶ Guarda il video dimostrativo:
Per capire meglio com'è fatto un incontro 1:1 guarda questo video dimostrativo (durata: 28 min) in italiano o questi due video in inglese - dal minuto 27 al minuto 45 (durata: 7 minuti ciascuno).
¶ Facciamo pratica
Adesso alleniamoci! Seguite queste indicazioni per simulare un incontro 1-1 e mettere in pratica quello che avete appreso.
45 minuti
1. Introduzione (5 min)
Nominate un guardiano del tempo, che possa annunciare l'inizio e la fine della simulazione per tutte le coppie. Dividetevi in coppie. Decidete chi parte per primo/a chi parte come orgnizzatore/trice e chi come persona reclutata.
2. Pratica (25 min)
Dividete il tempo così:
- 10 minuti di simulazione (seguendo i 5 passaggi dell'1:1);
- 2 minuti di riscontro, di feedback (la persona reclutata dice come si è sentita, che cosa pensa abbia funzionato e cosa migliorare);
- ci si scambia i ruoli, dandosi quindi nuovamente 10 + 2 minuti.
3. Confronto (15 min)
Se siete più di 8 persone, dividetevi in gruppi di 4-5 persone.
- Che cos'ha di diverso l'incontro 1:1 rispetto ad altre conversazioni che avete? Come cambia rispetto a un colloquio?
- Che cosa è stato difficile per te nella simulazione?
- Come può essere utilizzato nel vostro gruppo questo tipo di incontro basato sulla costruzione di relazioni?