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¶ FEEDBACK – Linee guida
- Il feedback (in italiano potremmo tradurlo con riscontro o rispecchiamento) è uno strumento chiave nella comunicazione interpersonale e all’interno di gruppi.
- Il feedback può essere scambiato in una comunicazione tra persone in cui una parte vuole comunicare all’altra la propria esperienza rispetto a qualcosa che è successo o sta succedendo nella relazione.
- I feedback scambiati con altre persone possono essere uno strumento molto importante per imparare come ci comportiamo nel gruppo ed eventualmente trasformare il nostro comportamento, grazie alle altre persone che ci restituiscono queste informazioni.
- Il feedback porta apprendimento: lavoriamo con cicli di feedback che ci permettono di migliorare sempre di più il nostro lavoro per realizzare la visione del mondo che vorremmo.
- I feedback valorizzano l’intelligenza collettiva e ci permettono di sperimentare forme di democrazia radicale.
- I feedback sono funzionali alla collaborazione, quindi sia che sfocino nella sfera personale sia solo di lavoro, aspiriamo che vengano ricevuti come opportunità di crescita. Quando non si dialoga il sistema produce diffidenza e scontento che generano conflitti e rotture.
- Le emozioni ci danno informazioni importanti e noi siamo responsabili in prima persona delle nostre emozioni (positive e negative). All’interno di un gruppo le emozioni possono impattare molto il gruppo. Assumercene la responsabilità implica affrontarle, con un’altra persona quando necessario. All’inizio sarà difficile e lo è per tutte, perché veniamo da una cultura che non considera le emozioni come elementi con cui porsi in dialogo.
- Riconosciamo due piani: il piano umano e il piano di gerarchia funzionale. Siamo chiamate infatti a rapportarci le une alle altre in modo paritario nel dialogo ma in modo gerarchico a seconda delle funzioni che rivestiamo nella presa decisionale.
¶ Cicli di feedback
- Darsi feedback è importante per riuscire a collaborare, lavorare e stare bene all’interno di un gruppo, oltre che per tendere a un miglioramento del nostro lavoro che ci porti più vicine agli obiettivi.
- Senza un momento dedicato, è più facile dare feedback per le persone con più potere e visibilità in un gruppo, mentre le persone con meno potere possono fare più fatica a esporsi. Dunque è importante generare degli spazi sicuri (con accordi e facilitazione) per lo scambio di feedback per permettere a tutte le persone di esprimersi ed essere ascoltate, in maniera tale che tutte possano sentirsi abbastanza al sicuro e incoraggiate a offrire il proprio feedback.
- Rendendo queste pratiche un’abitudine all’interno di un gruppo possiamo mitigare in buona parte le tensioni e i conflitti che inevitabilmente avvengono nella vita di un gruppo; è anche importante imparare a scambiarsi feedback in un modo in cui venga recepito meglio e sia effettivamente utile per l’altra persona (e per il gruppo).
- Funzioniamo per cicli di lavoro e apprendimento: alla fine di ogni ciclo è bene calendarizzare un momento di feedback per darsi lo spazio per osservare come è andata e poter apprendere.
- Oltre ai momenti strutturati, abituiamoci a chiedere feedback in modo esplicito, soprattutto da una posizione di rango superiore verso una di rango inferiore.
¶ Feedback e debrief
Distinguiamo il feedback in senso stretto (rispecchiamento) e i momenti in cui si valuta tecnicamente un progetto. Cosa distingue feedback e debrief?
- Il feedback, apprezzativo o critico, consiste nel dare all’altra persona o al gruppo informazioni sulla nostra esperienza relazionale o di lavoro, dicendosi come va o come viviamo un determinato aspetto dello stare nel gruppo, del nostro lavoro e di quello degli altri.
- Il debrief è uno spazio di feedback che consiste nell’analisi retrospettiva di uno specifico progetto.
¶ Scambiarsi feedback
Come ci diamo i feedback? Possiamo darci feedback in modi diversi e secondo tecniche diverse. Importante è che quando diamo un feedback:
- Diamo risalto e peso anche al feedback apprezzativo (cosa mi è piaciuto, cosa è stato fatto bene, cosa apprezziamo).
- Offriamo e riceviamo il feedback con consapevolezza, apertura e uno sguardo il più possibile empatico verso l’altra.
- Chiariamo dentro di noi qual è lo scopo del feedback. È per migliorare il lavoro collettivo? È per risolvere/sciogliere una tensione che vivo con l’altra persona? È per arricchire la relazione? Per fare emergere un aspetto vitale del lavoro nel gruppo o della relazione con l’altra persona?
- Avere chiarezza su: fatti, emozioni, bisogni e richieste che si fanno. Questo ci permetterà di sapere distinguere prima di parlare con l’altra persona cosa ci si sta muovendo dentro e parlarne con chiarezza
- Avere uno spazio definito in cui darseli/chiedere a una persona a cui si vuole dare un feedback se è disponibile a riceverlo.
- Se serve, chiedere una facilitazione esterna (contattando la persona di riferimento per la facilitazione, che trovi qui: https://vai.ug/wiki/organigramma-contatti-referenti)
¶ Dare feedback
- Comprendere (ed esprimere) cosa ci porta a offrire un feedback: un feedback costruttivo ad esempio è spesso generato dalla voglia di migliorare qualcosa nella relazione con un’altra persona, nella dinamica di un gruppo, nella sua efficacia. Se ci rendiamo conto che la nostra intenzione non è costruttiva, è possibile che il nostro feedback non sia utile. Esprimere la propria intenzione è importante perché aiuta a generare uno spazio sicuro per la persona per accogliere il tuo feedback.
- Assumersi la responsabilità dei propri bisogni nella situazione: il nostro desiderio di offrire feedback può dipendere dal fatto che uno o più dei nostri bisogni non viene soddisfatto. Assumersi la responsabilità dei propri bisogni e dar loro un nome può aiutare l’altra persona a non andare sulla difensiva, ma a entrare in empatia con te.
- Assumersi la responsabilità delle proprie emozioni e del proprio bagaglio emotivo.
- Rispondere in modo costruttivo se l’altra persona va sulla difensiva: alcuni feedback che mettono alla prova il senso di sé di una persona possono facilmente portare le persone sulla difensiva. Se questo succede, è importante accogliere con empatia la reazione dell’altra, riconoscendo che un atteggiamento difensivo può provenire da parti dell’altra persona più vulnerabili e fragili. Cerca di immaginare come ti sentiresti tu in quella situazione e cosa ti aiuterebbe a non sentirti attaccata.
- Assicurarsi che l’altra persona sia pronta a ricevere il feedback, chiedendo il suo consenso prima di esprimerlo.
¶ Ricevere feedback
- Ascoltare! Quando riceviamo un feedback, è facile andare sulla difensiva o cercare di giustificarsi. Visto che esporsi nel dare feedback può essere faticoso e richiedere coraggio, un atteggiamento difensivo spesso fa sì che la persona che offre il feedback si chiuda. Però, se questo avviene, si perde un’occasione di imparare e migliorare la relazione con la persona (e di conseguenza la salute del gruppo) e dunque l’opportunità di apprendimento che viene dal feedback. Per questo può essere utile cercare di vedere il feedback come un dono che ci viene offerto da un’altra persona per imparare cose su di noi e trasformare le proprie tendenze che possono essere dannose per il gruppo. Purtroppo è raro che un feedback negativo sia facile da ricevere, anche quando è dato con le migliori intenzioni. Dunque essere pazienti e cogliere l’opportunità di miglioramento insita in un feedback è una scelta da parte di chi lo riceve. Cercare di non andare sulla difensiva, di giustificarti o di negare aiuta a imparare e crescere.
- Non prendiamo i feedback sul personale. Assumiamoci la responsabilità delle emozioni che nascono in noi. Questo aiuta l’altra persona a entrare in empatia con noi. Ad esempio, meglio dire: “Noto che mi sento ferita da questa cosa e che i miei sforzi non vengono visti” che “Mi ferisci e non apprezzi o noti mai quello che faccio”.
- Quando riceviamo un feedback, raccogliamo quello che ci aiuta e ci fa crescere e mettiamo da parte quello che in quel momento non ci aiuta.
- Quando riceviamo un feedback lo accogliamo senza dare una replica. In alcuni casi però può essere utile chiarire qualcosa se vedo che l’informazione sui fatti fornita dall’altra non è del tutto precisa oppure sta facendo un’interpretazione della mia esperienza che forse posso chiarire.
- Se la situazione è troppo difficile per noi o davvero non ci troviamo d’accordo con quello che stiamo ricevendo, può essere una buona idea chiedere del tempo per riflettere su quanto è stato detto prima di parlarne con l’altra.
- Se autentica, esprimi gratitudine alla persona che ti offre un feedback, riconoscendo le loro intenzioni positive e il coraggio che deve aver richiesto offrire un feedback.
¶ Modelli di riunione
Sono qui riportati degli schemi base per strutturare un feedback. Non vanno necessariamente adottati esattamente come sono, prendete quello che vi è più utile!
¶ Consigli generali
- Partire dall’autocritica, dal feedback sul proprio comportamento e il proprio lavoro.
- Fare attenzione a distinguere la persona dal ruolo che ricopre nel gruppo.
- Riconoscere ed esplicitare quando noi stesse stiamo parlando come persona o come ruolo.
¶ Feedback di gruppo
Quando usarlo: momento di feedback periodico di gruppo
¶ Aspetti operativi
Per ciascun aspetto esplicitare: aspetti positivi, aspetti negativi e spunti di miglioramento)
- Andamento del lavoro
- Riunioni e strumenti
- Comunicazione e collaborazione all’interno del gruppo
- Ruoli e mandati
¶ Aspetti emotivi
Per ciascun aspetto esplicitare: aspetti che mi fanno sentire bene, aspetti che mi fanno sentire male, bisogni)
- Carico di lavoro e gestione dello stress
- Qualità del lavoro (mio e delle altre persone del gruppo)
- Soddisfazione personale e motivazione
- Cura reciproca
- Incomprensioni e/o tensioni interne
¶ Debrief
Quando usarlo: dopo un progetto (un’azione, un’iterazione, ciclo di lavoro)
¶ Metodo della rosa
- Petali: Cosa ha funzionato? Cosa ha contribuito alla riuscita del progetto?
- Spine: Cosa non ha funzionato? Cosa non ha contribuito alla riuscita del progetto?
- Boccioli: Cosa potremmo fare diversamente la prossima volta? Che cosa abbiamo imparato?
Può essere utile suddividere l’attività o progetto oggetto del feedback in fasi per analizzare singolarmente ogni parte. Ad esempio, se l’oggetto del feedback è un’azione si può “scomporre” il feedback nelle fasi di preparazione, azione, post-azione. Oppure, si può scegliere un altro approccio e analizzare singolarmente i diversi aspetti della preparazione e della riuscita di un’azione: la logistica, la copertura mediatica, la collaborazione tra le persone, ecc…
Durante un debrief è importante prendere appunti in modo da conservare informazioni utili per il prossimo progetto. Le informazioni che emergono dal debrief sono essenziali per permettere a un gruppo di crescere, apprendere e migliorare.
Durante un debrief è importante usare un linguaggio specifico e concreto. In questa fase non trattiamo il nostro vissuto soggettivo o come ci siamo sentiti/e in certe situazioni. Facciamo riferimento a dinamiche precise, situazioni precise, cerchiamo di utilizzare un linguaggio pragmatico ed essere fattuali nella trattazione.
Per esempio:
- la comunicazione è confusa e poco trasparente e questo mi mette a disagio > VAGO E FOCALIZZATO SUL VISSUTO
- il fatto di usare un’unica chat per discutere di tutte le questioni vive nel gruppo genera confusione e rende facile perdersi i pezzi > PRECISO E FATTUALE
- ci sono persone che vogliono fare tutto loro e non sono trasparenti nel trasmettere le informazioni > VAGO e GIUDICANTE
- il /la coordinatore del gruppo locale ha molte responsabilità rispetto al resto del gruppo e questo ha reso la trasmissione di informazioni poco chiara in occasione dell’azione xy > FATTUALE e SPECIFICO