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¶ CONDIZIONI PER UN GRUPPO SOLIDO ED EFFICACE
Spesso ci troviamo in difficoltà a organizzare la vita di un gruppo locale o di un gruppo di lavoro, a mantenere l'equilibrio tra efficacia e benessere del gruppo.
Questo breve documento fornisce alcune indicazioni per rendere un gruppo efficace e solido, e alcuni parametri per capire dove il nostro gruppo potrebbe migliorare.
¶ Perché lavorare in gruppi organizzati?
- I gruppi organizzati hanno più potere di singoli individui o somme disorganizzate di individui;
- Possiamo condividere risorse per raggiungere obiettivi più ambiziosi;
- I membri si supportano reciprocamente nell’assumere leadership;
- Collaborando insieme la nostra relazione è più solida, così come il nostro impegno nel dedicarci a obiettivi comuni;
- E' più divertente e dà più soddisfazione.
¶ Cosa fa e com’è fatto un gruppo che ha assunto leadership in modo efficace?
- Nel gruppo si lavora in modo strutturato, si lavora insieme e si lavora in modo interdipendente: ogni persona assume la leadership, la responsabilità di una parte delle attività del gruppo.
- Il gruppo riconosce e rende utili al bene collettivo le risorse e le capacità di ogni individuo che ne fa parte;
- Il gruppo accresce le possibilità di realizzare una strategia efficace;
- Questa organizzazione getta le basi per un sistema scalabile, che aumenta l’efficacia di tutta l’organizzazione.
¶ Quali risultati ottiene un gruppo efficace?
- (All'esterno) - Obiettivi raggiunti: il gruppo riesce a raggiungere obiettivi esterni che si è prefissato.
Un gruppo solido non è solo un gruppo che non ha tensioni, o dove le persone stanno bene: è un gruppo che riesce a raggiungere degli obiettivi, a realizzare un cambiamento visibile e significativo nel mondo.
- (Dentro il gruppo) - Aumento delle risorse: il gruppo accresce le proprie risorse (definizione ampia), impara a lavorare meglio, acquisisce esperienza eccetera;
Un gruppo solido con il tempo cresce: apprende dall'esperienza e dagli errori, sviluppa capacità e approfondisce le proprie conoscenze, accresce le proprie risorse (materiali, relazionali, eccetera).
- (In ogni individuo) - Crescita personale: Gli individui che partecipano al gruppo acquisiscono esperienza, capacità. In generale possiamo dire che sono cresciuti/e.
¶ Quali condizioni sono necessarie per avere un gruppo efficace?
- Il gruppo ha confini chiari: si sa quali persone lo compongono. ci sono modalità di ingresso chiare nel gruppo, una persona X che si presenta all’incontro non partecipa automaticamente al gruppo. Un gruppo efficace ha massimo 4-8 membri.
L’idea alla base inoltre non è di riempire il gruppo di persone, ma di avere quel numero minimo che ti serve per raggiungere il tuo scopo, dopodiché il gruppo non ha bisogno di espandersi ulteriormente e se ne può creare un altro.
E' inoltre importante che il gruppo si dia dei criteri di ingresso (anche semplici) per nuove persone, in modo da non rendere l'integrazione di nuove un processo implicito (o lasciato alle simpatie individuali), ma chiaro sia al gruppo che all'esterno.
- Il gruppo è stabile: le persone che vi partecipano sono costanti e il gruppo si incontra regolarmente. Il gruppo rimane lo stesso, rimane costante abbastanza a lungo da realizzare qualcosa di efficace insieme e migliorare sempre di più. I membri sentono responsabilità e impegno verso il gruppo.
- Il gruppo è interdipendente: proprio come in una squadra sportiva, un gruppo musicale o un gruppo di colleghi/e, il contributo di ogni persona è dirimente per il successo di tutto il gruppo. I membri hanno interesse a supportarsi a vicenda, perché il successo del gruppo è il successo di tutti/e.
¶ Quali passaggi sono necessari per avere un gruppo efficace?
- Il gruppo ha uno scopo condiviso e motivante.
È chiara la missione del gruppo, gli obiettivi che vuole raggiungere e le attività che intraprende per raggiungerli. L’obiettivo è chiaro, ambizioso e motivante. Le persone sentono motivazione verso questo scopo e ci si impegnano perché sanno che è importante e che ne vale la pena. Lo scopo esplicito permette di direzionare il gruppo.
- Il gruppo ha ruoli chiari interdipendenti
Ogni membro del gruppo ha responsabilità chiare, sente di essere importante per il gruppo. Il gruppo dipende da ogni membro per il proprio successo e benessere.
Un buon team ha una buona diversità di identità, di esperienze e di opinioni.
- Il gruppo ha accordi chiari
Il gruppo ha accordi chiari su come si collabora e si sta insieme:
- Come prendiamo le decisioni?
- Come ci organizziamo per le riunioni? E per gli altri incontri interni?
- Come ci dividiamo il lavoro?
- Come ci comportiamo tra di noi?
Avere accordi chiari rende più probabile per un gruppo riuscire a raggiungere i propri obiettivi. Questi accordi possono essere rivisti periodicamente o in base alle necessità.
¶ Altre condizioni per un gruppo efficace
Altre condizioni per un gruppo efficace dipendono anche dal contesto più ampio, dell’organizzazione complessiva ma non solo.
Ad esempio, potrebbe riguardare la chiarezza del gruppo sullo scopo più ampio dell’organizzazione, sulla sua missione.
Allo stesso modo il contesto più ampio potrebbe supportare il gruppo: fornire le giuste informazioni, fornire formazioni, collaborare con efficacia e serenità eccetera.
Infine, il gruppo può essere più efficace nel momento in cui riceve supporto in forma di tutoraggio e accompagnamento.
¶ Confronto e discussione
Ti presentiamo qui una serie di domande e di riflessioni per un momento di confronto e discussione che puoi organizzare insieme al tuo gruppo.
(Tempo totale stimato: 60 minuti)
Riflessione in piccoli gruppi (30 minuti)
Dividetevi in gruppi di massimo 3-4 persone. Rispondete a queste domande in gruppetti, con una persona che facilita e una che prende appunti e che riporterà quanto detto in plenaria.
- Quali risultati sentite di aver raggiunto come gruppo? Il gruppo è cresciuto con il tempo? Se sì, da che punto di vista? In cosa sentite di non aver raggiunto risultati? Perché è successo?
- Il gruppo e le sue componenti sono cresciuti con il tempo? Se sì da che punto di vista? In cosa vorreste vedere maggiore evoluzione e crescita?
- Quali condizioni rispetta il vostro gruppo? Quali condizioni pensate che non siano rispettate, o non pienamente? Quale secondo voi ha un impatto più significativo sulla vita del vostro gruppo?
- Pensate di aver seguito i vari passaggi (scopo, accordi, responsabilità)? Che cosa pensate che sia chiaro e ancora valido? Cosa vorreste cambiare?
Pausa (5 minuti)
Riflessione in plenaria (20 min)
Trovatevi in plenaria. Una persona per gruppetto riporta brevemente (2 min) quanto è stato detto, sottolineando i punti che il gruppo concorda essere i prioritari, quelli su cui si deve intervenire. Aiutatevi con supporto grafico per visualizzare meglio e confrontate le risposte dei sottogruppi.
Se riuscite, chiudete il confronto convergendo su alcuni punti (1-2 al massimo, non di più) su cui tutto il gruppo ritiene di doversi focalizzare. Se non avete tempo, riportate in modo chiaro nelle minute i punti su cui c'è più concordanza e dove invece ci sono opinioni divergenti. Questo materiale sarà utile per le vostre prossime riunioni organizzative.
¶ Approfondimenti
- Condizioni per un gruppo efficace (in inglese) - da pagina 60
- Libro: Raccontare il Cambiamento: Storie, Leadership, Comunità (Marshall Ganz)